Procedura zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów

Procedura zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów

§1. Podstawy prawne i cele

Niniejsza procedura jest wdrażana na podstawie Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. poz. 928) oraz przepisów szczególnych, w tym m.in. ustawy AML, zasad etyki zawodowej, regulacji wewnętrznych Biura i dobrych praktyk w zakresie compliance.

Celem procedury jest stworzenie rzetelnego, bezpiecznego i poufnego mechanizmu zgłaszania naruszeń prawa lub regulacji wewnętrznych, ochrona osób dokonujących zgłoszenia, wczesne wykrycie i usuwanie nieprawidłowości, zwiększenie transparentności działania Biura oraz zapewnienie zgodności z obowiązującym prawem.

§2. Zakres stosowania

Procedura obowiązuje wszystkie osoby mające kontakt z informacjami dotyczącymi działalności Biura, w tym pracowników, współpracowników, podwykonawców, agentów nieruchomości, stażystów, praktykantów, a także klientów i partnerów biznesowych.

Przedmiotem zgłoszeń mogą być naruszenia przepisów prawa krajowego i unijnego, regulacji wewnętrznych, zasad etyki zawodowej, konfliktów interesów, nadużyć, mobbingu, dyskryminacji, korupcji lub naruszeń dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy.

§3. Definicje

Dla celów niniejszej Procedury przyjmuje się następujące znaczenie poniższych pojęć:

  1. Sygnalista – osoba fizyczna zgłaszająca naruszenie prawa lub regulacji wewnętrznych Biura, działająca w dobrej wierze.
  2. Naruszenie – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem, zasadami etyki zawodowej lub wewnętrznymi regulacjami Biura.
  3. Zgłoszenie – przekazanie informacji o naruszeniu za pomocą jednego z przewidzianych kanałów zgłoszeniowych.
  4. Działanie odwetowe – wszelkie działania wymierzone w sygnalistę, w tym zwolnienie, degradacja, dyskryminacja lub inne formy represji.

§4. Kanały zgłoszeń i treść zgłoszenia

Biuro zapewnia bezpieczeństwo i poufność wszystkich kanałów oraz umożliwia anonimowe zgłoszenia. Kanały zgłoszeń obejmują:

Do uzupełnienia: Należy wskazać konkretne osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń.
  • kanał elektroniczny (dedykowany adres e-mail lub platforma online)
  • kanał pisemny (list w kopercie dostarczony do wyznaczonej osoby)
  • zgłoszenie osobiste (spotkanie z wyznaczoną osobą przy zachowaniu poufności)

§4.1. Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno w miarę możliwości zawierać:

  • opis zdarzenia (co, kiedy, gdzie i kto był zaangażowany)
  • wskazanie naruszonych przepisów lub zasad
  • możliwe dowody (np. dokumenty, wiadomości, notatki)
  • dane kontaktowe sygnalisty (jeśli decyduje się je ujawnić)

§5. Rejestracja i rozpatrywanie zgłoszeń

Każde zgłoszenie rejestrowane jest w Rejestrze Zgłoszeń, a sygnalista otrzymuje potwierdzenie jego przyjęcia w terminie 7 dni roboczych. Zgłoszenia podlegają wstępnej ocenie formalnej i merytorycznej. W razie potrzeby sygnalista może zostać poproszony o uzupełnienie informacji.

Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest z zachowaniem poufności, bezstronności i należytej staranności. Po zakończeniu postępowania sporządzany jest raport wewnętrzny wraz z zaleceniami działań naprawczych.

§6. Działania naprawcze

W przypadku potwierdzenia naruszenia Biuro podejmuje działania naprawcze, w tym:

  • korekty procesów i procedur
  • środki dyscyplinarne
  • szkolenia prewencyjne
  • raportowanie do właściwych organów, jeżeli jest to wymagane przepisami prawa

§7. Ochrona sygnalistów

Sygnalista objęty jest ochroną prawną od chwili dokonania zgłoszenia w dobrej wierze.

Informacja: Zakazane są wszelkie działania odwetowe wobec sygnalistów, osób pomagających lub powiązanych. Biuro zapewnia poufność danych osobowych oraz możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń. W razie potrzeby Biuro może udzielić wsparcia prawnego lub psychologicznego.

§8. Retencja i dokumentacja

Dokumentacja związana ze zgłoszeniami przechowywana jest przez okres co najmniej 5 lat. Dostęp do dokumentacji mają wyłącznie osoby upoważnione. Po upływie okresu retencji dokumentacja podlega bezpiecznemu zniszczeniu.

§9. Szkolenia i komunikacja

Biuro prowadzi cykliczne szkolenia dla pracowników dotyczące zasad zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów.

Procedura udostępniana jest wszystkim pracownikom oraz publikowana w miejscu dostępnym dla osób współpracujących.

Regularnie przeprowadza się przegląd i aktualizację procedury.

§10. Postanowienia końcowe

Procedura wchodzi w życie z dniem jej zatwierdzenia przez Zarząd Biura Nieruchomości.

Zmiany w procedurze wymagają ponownego zatwierdzenia i ogłoszenia wszystkim osobom objętym jej zakresem.

Uwaga! W przypadku rozbieżności między niniejszą procedurą a przepisami prawa, pierwszeństwo mają przepisy powszechnie obowiązujące.